بهترین روش نگهداری اسناد اداری برای کسب و کارهای نوپا

بهترین روش ساختن فایل های اداری برای کسب و کارهای نوپا

اگر صاحب کسب و کار به این موضوع فکر کند و کورکورانه تصمیم نگیرد،میشه گفت قدم های اول رو درست داره طی میکنه

در ابتدای کارمان این دغدغه که فایل های اداری خودمان را چگونه بسازیم و با چی بسازیم یک چالشی را برای ما به وجود آورد که میدونم هر کسب و کار نوپایی به این چالش برخورد می کند و تصمیمی که امروز صاحب آن کسب و کار می گیرد در آینده تاثیراتی را براي آن كسب به جا ميگذارد خب در این مورد شما چندین راه بیشتر ندارید، هر کدام از راه هایی که میگم رو با مشکلاتش برای شما شفاف می کنم و راهی را که خودمان در پیش گرفتیم را به شما انتقال ميدم.  

منظور از فایل های اداری:

فایل های مربوط به هزینه ها، درآمدها، تنخواه ها ، محاسبه حقوق و دستزمزد  ، شرکای تجاری  و …. می باشد.

 

1- خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

  • بالا بودن قیمت اینگونه نرم افزارها (شما اول کسب و کار هستید و هزاران جای دیگه باید خرج کنید، اگر بتونید امروز این خرج را نکنید و در آینده نسبت به نیازتان در این مورد تصمیم بگیرید خیلی بهتر است، خدا رو چه دیدید، شاید فردا این نرم افزار را درون شرکتی کدنویسی کردید)
  • اول هر کسب و کاری تغییرات به شدت زیاد هست و تا موقعی که رفتار و هویت شما مشخص بشه، با تغییرات دست و پنجه نرم می کنید، با استفاده از این نرم افزار ها، شما هر تغییری نمیتونید انجام بدید چون این نرم افزارها یک الگو عام دارند و شما طبق این الگو باید رفتار کنید، به عنوان مثال شما در نحوه حقوق و دستزمزد کسب و کارتان فرمول های خاصی دارید و یا امروز ندارید و درآینده پیش میاد، خب این نرم افزار اگر open source باشد، یعنی بتونید داخل کدهاش دست ببرید ، اون موقع میتونید تغییرات خودتون رو اعمال کنید در غیر این صورت باید فکر دیگری کنید
  • یه زمانی به خودتان میایید که مجبورید یک ERP برای سازمان خود بنویسید، خب انتقال اطلاعات از یک نرم افزار تجاری که open source نیست به نرم افزار جدید شما یکم داستان ایجاد میکنه

2-استفاده از اکسل Excell برای فایل های اداری

در واقع اکثر شرکت ها از اکسل در ابتدای کار استفاده می کنند،البته تا حدودی کارشون درسته و تا حدودی نه
  • فرمول نویسی در اکسل با vb.net هست که واقعا بد دسته و من شخصا به عنوان یک برنامه نویس از نوشتن کد و فرمول در اکسل لذت نمیرم(البته همه جا گفتم که اکسل واقعا کامله)
  • عدم لینک دادن دو فایل اکسل مجزا در فرمول نویسی(مثلا يك اكسل داريد هزينه ها را وارد مي كنيد و يه اكسل ديگه درصد سهام شركا رو مشخص مي كنيد، خب ميدونيد اين دو با هم رابطه مستقيم دارند، اگر بخواهيد محاسبات به صورت خودكار انجام بشه و اشتباهات دستي صورت نگيره اينجا براي شما چالش درست میشه )
  • مشکل تولید نسخه های مختلف و گم کردن نسخه اصلی (مثلا شما یک کپی میگیرید از اکسل و در درایو E قرار میدید، فردا به اشتباه مجدد فایل قبلی رو باز می کنید و روش تغییرات ایجاد می کنید!!!)
  • عدم بازکردن اکسل به صورت همزمان توسط چندین نفر(خب شما یه اکسل هزینه دارید و تسط چند نفر باید باز شود و هزینه ها وارد شود، اگر شبکه داخلی داشته باشید و فایل اکسل رو اونجا قرار بدید با یک سری مشکلات میتونید این کار رو بکنید، که باز همزمان نمیتونید روی فایل ویرایش بدید،فرد اول باید اکسل رو ببنده تا فرد دوم بتونه اکسل رو باز کنه)
  • دو مشکل بالا با استفاده از DROPBOX حل میشه، اما مشکل اول و دوم همچنان وجود داره

3-کد نویسی یک نرم افزار اداری برای مدیریت اسناد و گزارش گیری

اگر خودتان به کد نویسی مسلط هستید، میتونید یک وب اپلیکیشن یا یک نرم افزار ویندوزی بنویسید اما به نظرم این وقت رو میتونید یک جای دیگه صرف کنید و یک سایت برای معرفی کسب و کارتان بالا بیارید.چون این نرم افزار به فروش کمک نمیکنه و برای ادامه حیات کسب و کارتان شما به فروش نیاز دارید. میتونید یک تیم برنامه نویس جمع کنید که من همیشه گفتم اگر خودتان برنامه نویس نیستید یا یک مدیر پروژه خوب و مطمئن نمیشناسید اصلا وارد این قضیه نشید و حتی ریسک برنامه نویسی یک نفره هم قبول نکنید(در یک مقاله کاملا این قضیه را شرح میدم و تجربیات چندین مدیر کسب و کار را برای شما مینویسم و چندین راهکار هم معرفی می کنم که اگر این رسیک رو کردید، درصد ریسکتان پایین بیاد)  

4- استفاده از Google Sheet

خب اول بگم که لاوین 24 در ابتدای کارش، تمام فایل های اداریش رو روی گوگل شیت Google Sheet و درایو ساخت چون واقعا راهکار مناسبیه ویژگی های مثبتش :
  • فرمول نویسی با زبان جاوا (خیلی راحت و جذابه)
  • ساختن بی نهایت Sheet و لینک دادن آن ها به هم و استفاده از دیتاهای شیت های مختلف با فرمول های ساده
  • در دسترس بودن همزمان برای بی نهایت نفر
  • ساخت انواع نمودار، جدول و ….
  • همان ساختار اکسل و شاید هم بهتر
  • امنیت فایل ها
در واقع هیچ کدوم مشکلات عناوین بالا رو ندارید البته بدیش رو میتونم بگم که فونت فارسی خوشگل داخلش نمیشه اضافه کرد و باید همان فونت های فارسی پیش فرض رو تحمل کرد. اگر امروز میخواهید فایل های خودتان را بسازید، نصیحتی که میتونم بکنم اینه که اول گزارش هایی که در آینده می خواهید از این دیتاها داشته باشید را لیست کنید و متناسب با این گزارشات ، ستون های خودتان در در گوگل شیت ایجاد کنید.   اگر از این سیستم استفاده کنید مطمئنم شما حالا حالا ها مثل ما به مشکل نمیخورید و یک روزی هم که کسب و کارتان توسعه پیدا کرد، خیلی راحت میتونید خروجی csv بگیرد و همه دیتا ها رو داخل نرم افزاری که خودتون نوشتید انتقال بدید.

اگر این مطلب مفید بود حتما نظر بدید، چون خوندن نظرات شما باعث دلگرمی ما میشه تا بازهم مقاله بنویسیم

از این که شما با ما هستید، به خود میبالیم …

برچسب ها:
مطالب زیر را حتما بخوانید

دیدگاه ها

  1. سینا گفت:

    دمتون گرم،کامل،جامع و عالییییییییی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *